CÁCH ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN QUA ĐIỆN THOẠI

  -  

Reservation là một trong thuật ngữ cực kì phổ biến vào lĩnh vực kinh doanh hotel. Tuy nhiên, chưa phải ai cũng đọc reservation là gì cũng tương tự những bề ngoài với các bước reservation trong khách sạn.

Bạn đang xem: Cách đặt phòng khách sạn qua điện thoại

Bạn đang xem: Quy trình đặt phòng tiếp khách sạn

Trong nội dung bài viết dưới đây, tanhailonghotel.com.vn đã share với bạn tất cả phần đông điều chúng ta nên biết về reservation.

Reservation là gì?

Reservation là thuật ngữ dùng để chỉ bộ phận đặt phòng trong hotel. Công câu hỏi của phần tử này là đón nhận biết tin đặt phòng của khách, khám nghiệm số chống trống hiện nay bao gồm, pân hận hợp với các thành phần không giống để bố trí, thu xếp chống sống đến khách hàng.


*

Các bề ngoài chủ yếu của Reservation

Có 2 vẻ ngoài đặt phòng chính là:

Đặt chống có bảo đảm (Guaranteed Reservation): Là hiệ tượng đặt phòng theo đó hotel phải bảo đảm giữ chống đến khách hàng tới thời khắc check-out của ngày ngày tiếp theo tính theo ngày khách hàng định cho. Nếu khách ko áp dụng chống với ko báo huỷ thì họ ăz đề xuất đền bù chi phí cho khách sạn. Một số cách thức bảo đảm hay được vận dụng như: Thanh khô tân oán trước tiền phòng (Pre-payment), đặt cọc (Deposit), thẻ tín dụng (Credit card)…Đặt chống không có đảm bảo (Non – guaranteed reservation): Là vẻ ngoài đặt địa điểm trước cơ mà khách sạn chỉ giữ lại phòng mang lại khách hàng tới một thời điểm nhất quyết tuỳ theo pháp luật của từng hotel tính theo ngày khách định đến.

Mô tả công việc của phần tử Reservation

Làm sống thành phần reservation, dưới đây là những các bước bình thường của một nhân viên cấp dưới đặt phòng: 

#1. Thực hiện tại quy trình mừng đón đặt phòng

Tiếp nhấn và xử trí những booking với khách sạn qua Smartphone, tin nhắn, trang web, các kênh OTA, TA… Đảm bảo những từng trải đặt chống sẽ tiến hành cách xử lý trong vòng 48 giờ.Tuân thủ đúng các bước đặt phòng của khách sạn.Crúc ý cho tới những booking tới từ khách VIPhường, quý khách hàng trung thành, khách hàng doanh nghiệp… để tại vị chống chính xác.Đảm bảo nắm rõ các ban bố về các dịch vụ, các lịch trình Tặng của khách sạn nhằm giới thiệu cùng với quý khách hàng.

#2. Xác thừa nhận, sửa đổi, hủy đặt phòng

Xác dìm đặt phòng cùng với khách: Lý tưởng phát minh độc nhất là ngay sau thời điểm vấn đề đặt phòng của khách xong, khối hệ thống sẽ tự động hóa gửi gmail xác nhận đặt chống hẳn nhiên không thiếu thốn báo cáo đặt phòng mang đến người tiêu dùng. Tuy nhiên, ví như cảnh giác hơn, nhân viên cấp dưới hotel có thể dữ thế chủ động call năng lượng điện cho quý khách nhằm xác nhận lại lần nữa. Mỗi khách sạn gồm có chính sách khác nhau về thời gian call điện xác thực. Tuy nhiên, thường là 3 ngày trước khi check-in so với khách hàng lẻ với 15 ngày trước khi check-in đối với khách đoàn.Tiếp nhận tận hưởng và triển khai sửa đổi, bỏ đặt chống mang đến người sử dụng theo như đúng phương pháp của khách sạn.Đảm bảo những thông báo xác thực, sửa thay đổi, hủy đặt phòng được nhập một biện pháp đúng mực lên ứng dụng làm chủ nhằm tránh tác động mang lại các chuyển động sale của khách sạn.

#3. Tổng vừa lòng thực trạng đặt chống trong ngày

Tổng phù hợp list khách hàng dự loài kiến check-in, check-out trong ngày nhằm chuyển mang đến bộ phận lễ tân sẵn sàng đảm nhiệm với bộ phận buồng phòng bỏ lên chiến lược dọn phòng hợp lí.Với những đề nghị đặt phòng của khách hàng VIPhường., phải thông báo nhanh chóng rộng đến thành phần lễ tân với phòng buồng nhằm việc đón nhận được kỹ lưỡng hơn.

#4. Cập nhật làm hồ sơ đặt phòng

Lưu trữ các làm hồ sơ đặt phòng của công ty nhằm giao hàng mang lại Việc gửi những đọc tin tặng kèm lần sau.Thường xulặng update, tàng trữ hồ sơ đặt phòng.

#5. Các công việc khác

Phối hận hợp với những phần tử liên quan để cách xử trí các từng trải đặt phòng của doanh nghiệp.Báo cáo làm chủ các báo cáo bình luận, phàn nàn về chất lượng dịch vụ hotel.Hướng dẫn, huấn luyện và giảng dạy nghiệp vụ mang đến nhân viên new Khi được yên cầu.Ghi chnghiền thông tin làm việc vào ca vào sổ Log Book, chuyển nhượng bàn giao các bước vào cuối ca.Tham gia rất đầy đủ những cuộc họp của bộ phận, những khóa tu dưỡng khi được hotel sản xuất điều kiện.Thực hiện tại những các bước không giống lúc được cấp cho trên thưởng thức.

Quy trình đặt chống cơ bản


*

Bước 1: Tiếp nhấn đề nghị đặt phòng

Cách trước tiên, nhân viên cấp dưới đặt chống mừng đón đọc tin đặt phòng của khách. Những thông tin đề xuất lưu lại bao gồm:

Tên của kháchSố lượng ngườiNgày giờ đồng hồ đếnSố tối lưu trúLoại phòngGiá phòngSố lượng phòngCác thử khám phá đặc trưng khácĐịa chỉ liên lạc (số điện thoại, email)

Bước 2: Xác định phòng trống

Bước thứ hai trong đặt chống là cần khẳng định đúng đắn phòng làm sao còn trống. Một phần mềm thống trị khách sạn sẽ giúp nhân viên đặt phòng dễ ợt soát sổ được vấn đề này chưa đến vài nhấn vào.

Bước 3: Thỏa thuận đặt phòng hoặc từ chối

Sau Khi xác định được chống trống, nhân viên yêu cầu chỉ dẫn ra quyết định cùng với khách.Nếu hotel còn phòng tương xứng với nhu yếu của khách hàng thì tiến hành xác thực đặt phòng.Nếu hotel đã không còn chống thì nhân viên thông báo lại với khách, tiếp nối gợi nhắc mang lại khách hầu như phòng không giống nhằm khách hàng rất có thể chọn lọc.

Cách 4: Nhập các thông báo đặt phòng lên hệ thống

Sau Khi thỏa thuận đặt phòng với khách hoàn thành, nhân viên cấp dưới đang nhập đúng đắn đọc tin đặt chống lên phía trên phần mềm cai quản.

Cách 5: Xác nhận lại thông báo đặt chống cùng với khách

Sau Lúc xong thủ tục đặt chống, nhân viên cấp dưới buộc phải chứng thực lại báo cáo đặt chống với khách trải qua email chứng thực hoặc số điện thoại thông minh.

Cách 6: Lưu trữ hồ sơ đặt phòng

Tất cả hồ sơ đặt chống trong thời gian ngày sẽ tiến hành lưu trữ trong phần mềm cùng được gửi cho tới những bộ phận tương quan nhằm sẵn sàng công tác làm việc đảm nhận cùng phục vụ khách hàng.

Xem thêm: Khám Phá 10 Quán Cafe Mường Thanh Cần Thơ, Coffee Bar Mường Thanh

Bước 7: Tổng thích hợp những report đặt phòng

Các tâm lý đặt chống bao gồm vào kinh doanh khách hàng sạn:

Hầu hết các hotel hiện thời gần như sử dụng phần mềm để cai quản bài toán đặt chống. Mỗi Khi tất cả sự đổi khác về ban bố đặt chống như: người mướn mới, khách trả chống, khách thay đổi phòng… phần mềm đang update tâm lý phòng tương ứng. Điều đặc trưng là nhân viên cấp dưới đặt chống đề nghị nắm rõ hầu như tinh thần này nhằm dễ đánh giá cùng với khách.

Dưới đấy là hồ hết tâm lý đặt phòng chính:

Confirmed: Đặt phòng đã có được chứng thực trước lúc khách đến.Operational: Đặt phòng đã được xác nhận cùng khách hàng đang lưu trú trong khách sạn.Completed: Đặt chống đã có được xác thực, sau thời điểm khách đã check-out.Cancelled: Đặt chống đã biết thành diệt.Cancelled With Penalty: Đặt phòng đã biết thành diệt với khách bị phạt theo lý lẽ của khách sạn.No Show: Khách đã đặt chống nhưng không đến check-in.No Show With Penalty: Khách đang đặt chống tuy thế không đến nhận phòng với bị pphân tử theo phương tiện của khách sạn.On Request: Nhận đặt chống tuy thế hiện tại khách sạn không hề chống trống.Unsuccessful: Đặt phòng quá qua khoảng tầm thời hạn check-in và check-out.

51 thuật ngữ siêng ngành giành riêng cho nhân viên đặt phòng

Hình như, là nhân viên đặt phòng, bạn phải nắm vững một trong những thuật ngữ siêng ngành. Dưới đó là 51 thuật ngữ cơ phiên bản nhưng bạn cần ghi nhớ:

VR = Vacant ready – Phòng trống đang sẵn sàngVC = Vacant Clean – Phòng trống sạchVD = Vacant Dirty – Phòng trống bẩnRoom off = O.O.O = out of order – Phòng không sử dụng, phòng hỏngOOS/ = Out of service – Phòng bao gồm vấn đề, tạm thời ko phục vụOCC = Occupied – Phòng tất cả khách đã ởASAPhường = as soon as possible – Càng nhanh chóng càng tốtTA – Travel Agents – Công ty/Đại lý/Hãng du lịchTO = Tour Operator – shop quản lý điều hành tourC.O.D basic = cash on delivery – Tkhô giòn toán thù ngayRO = Room only – Chỉ thanh toán chi phí phòngF.O.C = miễn phí of charge – Buồng miễn phí/ phòng khuyến mãiATC = All khổng lồ Company – shop thanh hao toán thù tất cả đưa ra phíRTC = Room to lớn Company – Shop chúng tôi tkhô nóng toán thù chi phí phòngTBA = To be Advised – Sẽ thông báo sauNA = Not applicable – Không áp dụngFIT = Free Individual Travellers – giá bán cho khách hàng lẻGIT = Free Group Travellers – giá chỉ mang lại khách hàng đoànPackage plan rate – Giá trọn góiROH = run of house – giá bán đỗ đồng, giành cho giá chỉ chống phải chăng tốt nhất với những tuyệt nhất trong hotel, thường xuyên giành riêng cho các cửa hàng lữ hành.FAM trip/tour = Familiarization trip/tour – Tour khảo sát điều tra dành cho tất cả những người chuyên nghiệp vào lĩnh vực đó.

Xem thêm: Quán Cafe View Đẹp Giá Rẻ Ở Hà Nội Dành Cho Cặp Đôi Sống Ảo, Top 10 Quán Cafe View Đẹp Hà Nội Giá Rẻ

BB = Bed and breakfast – Phòng ngủ kèm ăn uống sángD.O = Due out – phòng sắp tới check outSO = Sleep out – Phòng người thuê nhưng lại ngủ nghỉ ngơi ngoàiCommissions – Hoa hồng (tiền)Overbooking – Bán chống vượt mứcConfirmation – Xác nhấn đặt phòngCXL = Cancellation – Hủy phòngCancellation charge – Phí diệt phòngContinental plan – Giá bao gồm tiền chống cùng 1 bữa ăn sángFull house – Hết phòngRegistration process – Quy trình đăng kýRegistration record – Hồ sơ đăng kýRegistration form – Phiếu đặt phòngE.T.A = expected time of arrival of guest – giờ dự kiếnDNA = Did not arrive – Khách không đếnLate C/I = Late Check-in – Khách check-in muộnPMS = Property management system – Phần mượt làm chủ khách sạnWalk in guest – Khách vãng laiUp sell – Bán thừa mứcUpgrade – Nâng cấp cho (bên cạnh thêm tiền)Allotment – Thuê bao một số lượng chống nhất định bao gồm thời hạn (validity) và ĐK về số ngày trả lại chống (cut-off days)Skipper – Khách vứt trốn, ko tkhô cứng toánExtended stay – gia hạn sống thêmBlachồng list/Undesired guest (U.G) – Khách không ưu thíchBook in advance – Đặt trướcVIPhường (Very Important Person) – Phòng dành cho rõ ràng trọngGuest Stay -Thời gian lưu trú của kháchAdvance deposit – Tiền đặt cọc trước khi thực hiện dịch vụName list – Danh sách tên kháchRoom list – Danh sách buồng

vì thế, qua nội dung bài viết bên trên, bạn đang hiểu được định nghĩa reservation là gì, tương tự như các tinh thần đặt chống, quy trình đặt chống sinh hoạt khách sạn, công việc của nhân viên cấp dưới đặt phòng, số đông thuật ngữ thịnh hành nhưng mà nhân viên cấp dưới đặt chống đề nghị thay rõ… Tuy nhiên, chúng ta đã biết đâu là vấn đề lớn nhất trong Việc đặt chống ở khách sạn chưa? Câu trả lời đó là sự chậm rãi với thiếu thốn đúng mực. 

Nếu ai đang kiếm tìm tìm 1 phần mượt như vậy, hãy sử dụng thử phần đa phương án thống trị hotel của tanhailonghotel.com.vn. Những phương án của công ty chúng tôi đang đạt được sự tin cậy của 3.000+ hotel trên 5+ quốc gia Khu vực Đông Nam Á.